Оформление покупки авиабилета

Добрый день!Наша организация ООО на ОСНО.Наши сотрудники 17 ноября улетают в командировку, а сегодня они заранее приобрели билеты за свои средства.Подскажите пожалуйста  как мне правильно оформить документы , выдать им сегодняшним числом подотчёт на покупку билетов или они отчитаются по авансовому отчёту при возвращении из командировки и только потом оплатить им потраченные денежные средства?
Заранее благодарна.